Calcular bien las retenciones de IRPF en nómina es una de las tareas más sensibles dentro de la gestión laboral y fiscal de cualquier empresa. No solo afecta al importe neto que percibe cada trabajador, sino también a las obligaciones del retenedor y a la coherencia entre nómina, modelo 111, modelo 190 y certificados de retenciones.
¿Qué son las retenciones de IRPF en nómina?
Las retenciones son importes que la empresa detrae de la nómina del trabajador e ingresa a cuenta del IRPF. Dentro del esquema de la AEAT, esta materia se encuadra en retenciones e ingresos a cuenta, y la empresa actúa como retenedora cuando satisface rentas sujetas a retención.
En la práctica, esto significa que la empresa no “elige” libremente cuánto retener, sino que debe aplicar el tipo que corresponda según la normativa y los datos del trabajador. Por eso el cálculo y la regularización del IRPF en nómina forman parte de la operativa fiscal ordinaria de la empresa y no deberían tratarse como un mero ajuste administrativo.
Qué datos influyen en el cálculo de la retención
Para calcular correctamente la retención, hay que partir de la información que afecta al tipo aplicable. La AEAT, en su servicio oficial de cálculo, distingue entre datos personales, familiares, económicos y de regularización. Además, el modelo 145 existe precisamente para que el trabajador comunique al pagador sus datos personales y familiares, o la variación de los ya comunicados, a efectos del cálculo de las retenciones sobre rendimientos del trabajo.
Aquí entra uno de los puntos más importantes para una empresa: el modelo 145 no se presenta ante la Administración, sino ante el pagador, y este debe conservar copia a disposición de la Administración tributaria. La propia AEAT recuerda además en el formulario del modelo que, si el trabajador no comunica determinados datos, la retención practicada podría resultar superior a la procedente
Cómo calcular las retenciones de IRPF en nómina
La forma más segura de calcular una retención es partir de una base de datos actualizada del trabajador y contrastarla con los criterios de la AEAT. Para ello, la Agencia Tributaria ofrece su Servicio de Cálculo de Retenciones, que permite hacer el cálculo online y cargar datos personales, familiares, económicos y de regularización.
A nivel práctico, el proceso debería seguir este orden: primero recopilar correctamente la información del empleado; después revisar salario, variables y circunstancias personales comunicadas; a continuación calcular el tipo con apoyo de la herramienta oficial o de un software alineado con ella; y, por último, trasladar ese tipo a nómina y dejar trazabilidad documental del criterio aplicado.
El papel del modelo 145 en la regularización
Si hay un documento clave para evitar errores en retenciones, ese es el modelo 145. Sirve para comunicar al pagador datos y variaciones que influyen en el cálculo del IRPF, y la empresa debe conservarlo. Cuando este modelo no se solicita, no se actualiza o no se archiva correctamente, la regularización se vuelve más difícil y aumentan las probabilidades de aplicar tipos que no reflejen la realidad del trabajador.
Por eso, más que ver el modelo 145 como un simple formulario, conviene tratarlo como una pieza central del circuito de payroll fiscal. La empresa necesita tener claro cuándo lo solicita, cómo recoge variaciones y quién valida que los cambios se apliquen realmente en nómina. Esto último es un criterio de organización interna, pero está directamente conectado con el uso que la AEAT atribuye al modelo.
Certificados de retenciones: el cierre correcto del proceso
Dentro de las obligaciones del retenedor, la AEAT incluye emitir a favor del perceptor los certificados que acrediten las retenciones e ingresos a cuenta efectuados, y ponerlos a su disposición antes del inicio de la declaración de IRPF. También indica, con carácter general, que la declaración anual se mueve entre el 1 y el 31 de enero del año siguiente al que corresponde.
Esto convierte los certificados en una comprobación final muy útil: si durante el año ha fallado el circuito de cálculo o regularización, es habitual que las inconsistencias afloren justo en esta fase. Por eso conviene no dejar el control del IRPF solo para el cierre, sino trabajar bien los datos desde el principio.
Conclusión
Si te preguntas cómo calcular y regularizar las retenciones de IRPF en nómina, la respuesta pasa por tres ideas muy claras: trabajar con datos actualizados, usar correctamente el modelo 145 y revisar de forma periódica si han cambiado las circunstancias que afectan al tipo de retención. La AEAT no solo mantiene un Servicio de Cálculo de Retenciones 2026, sino que además articula todo el proceso del retenedor alrededor de retenciones practicadas, autoliquidación, resumen anual y certificados.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la retención de IRPF en nómina?
La AEAT ofrece un Servicio de Cálculo de Retenciones que permite introducir datos personales, familiares, económicos y de regularización del trabajador para obtener el cálculo del tipo aplicable.
¿Para qué sirve el modelo 145?
Sirve para que el trabajador comunique al pagador sus datos personales y familiares, o sus variaciones, a efectos del cálculo de las retenciones sobre rendimientos del trabajo. No se presenta ante la Administración, pero el pagador debe conservar copia.
¿Qué pasa si el trabajador no entrega el modelo 145?
La AEAT indica en el propio formulario que, si no se comunican ciertos datos al pagador, la retención practicada podría resultar superior a la procedente.
¿Qué es regularizar una retención?
Es revisar y ajustar el tipo aplicado cuando cambian circunstancias que afectan al cálculo. La AEAT contempla expresamente datos de regularización dentro de su servicio oficial de cálculo de retenciones.
¿Qué relación tienen el modelo 111 y el modelo 190 con la nómina?
El modelo 111 es la autoliquidación de retenciones e ingresos a cuenta sobre determinadas rentas, incluidas las del trabajo, y el modelo 190 es el resumen anual de esas retenciones.
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