En la gestión laboral cotidiana de las empresas, no todas las nóminas responden al mismo patrón ni tienen el mismo tratamiento fiscal y de cotización. Existen diferencias relevantes entre la nómina ordinaria que se emite cada mes, la nómina complementaria que recoge conceptos adicionales, y los atrasos, que son cantidades que se adeudan al trabajador por periodos anteriores al actual.
Confundir estos tres tipos de nómina —o no darles el tratamiento correcto— puede derivar en errores de cotización, retenciones incorrectas de IRPF y problemas fiscales tanto para la empresa como para el trabajador. En este artículo te explicamos en detalle en qué consiste cada uno, cómo se calculan y cuál es su tratamiento correcto.
¿Qué es la nómina ordinaria?
La nómina ordinaria es el recibo de salario mensual que la empresa emite a cada trabajador por los servicios prestados durante el periodo de devengo habitual, que suele ser el mes natural. Es el tipo de nómina más frecuente y el que recoge los conceptos salariales regulares y recurrentes.
Una nómina ordinaria bien estructurada incluye en el apartado de percepciones: el salario base (según categoría y convenio colectivo), los complementos salariales fijos (antigüedad, complemento de puesto, complemento personal, nocturnidad si es habitual, etc.), la prorrata mensual de las pagas extraordinarias (si están prorrateadas) o el devengo de los días del mes si no lo están, y los conceptos de naturaleza extrasalarial que correspondan (plus de transporte, dietas habituales, etc.).
En el apartado de deducciones, la nómina ordinaria recoge las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo, formación profesional y FOGASA) y la retención de IRPF calculada en función de la situación personal del empleado y de sus ingresos anuales estimados.
La estructura y los importes de la nómina ordinaria deben ser estables y predecibles mes a mes, salvo que se produzcan cambios en las condiciones laborales o en los conceptos variables del trabajador.
¿Qué es una nómina complementaria?
La nómina complementaria es aquella que se emite de forma adicional a la nómina ordinaria de un determinado mes, para recoger conceptos que no podían incluirse en la nómina habitual por motivos de calendario, cálculo o disponibilidad de información.
La nómina complementaria no tiene una periodicidad fija: se emite cuando existe causa que lo justifique. Los supuestos más habituales son los siguientes:
Comisiones de ventas con liquidación diferida. En muchos sectores, las comisiones se calculan a mes vencido o incluso a trimestre vencido. Si la nómina ordinaria de enero ya está cerrada cuando se calculan las comisiones de diciembre, hay que emitir una nómina complementaria de enero para abonarlas.
Horas extraordinarias de cálculo tardío. Cuando el registro de horas extra no está disponible a tiempo para incluirlo en la nómina ordinaria, se recoge en una nómina complementaria.
Bonus e incentivos anuales o trimestrales. Los pagos variables vinculados a objetivos que se liquidan en un momento concreto del año generan nóminas complementarias en el mes en que se abonan.
Corrección de errores en nóminas anteriores del mismo año. Si se detecta que en meses anteriores del mismo ejercicio se ha abonado de menos, la corrección puede tramitarse como una nómina complementaria del mes en que se detecta.
Tratamiento fiscal de la nómina complementaria
La nómina complementaria se imputa al periodo en que se percibe, no al periodo en que se devengó. Esto significa que si en marzo se abona una nómina complementaria con comisiones de febrero, a efectos del IRPF esa cantidad forma parte de los ingresos de marzo.
Cuando el importe de la nómina complementaria es relevante, puede ser necesario recalcular el tipo de retención de IRPF para ese mes. Si el importe complementario es elevado y se aplica solo la retención habitual del trabajador, puede resultar insuficiente y generar una regularización en la declaración de la renta.
Algunos sistemas de nóminas permiten calcular el IRPF de la nómina complementaria de forma independiente, aplicando un tipo específico calculado sobre la base del importe total anual estimado con la complementaria incluida.
¿Qué son los atrasos en nómina?
Los atrasos son percepciones económicas que corresponden a periodos anteriores y que no se abonaron en su momento porque la causa que los generó no estaba resuelta o no era conocida. Se diferencian de la nómina complementaria en que el origen de los atrasos corresponde a un periodo anterior, no al mes de pago.
Los supuestos más frecuentes que generan atrasos son:
Aplicación retroactiva de un convenio colectivo. Cuando la negociación del convenio colectivo se retrasa y finalmente se firma con efecto retroactivo, las empresas deben abonar a todos los trabajadores afectados las diferencias salariales correspondientes a los meses anteriores. Estos importes son atrasos.
Revisiones salariales con efecto retroactivo. Si se pacta una subida de sueldo a partir de enero pero el acuerdo se firma en abril, las diferencias de enero, febrero y marzo son atrasos.
Corrección de errores de ejercicios anteriores. Si se detecta que en 2024 se liquidaron incorrectamente ciertos complementos y los trabajadores percibieron de menos, la regularización en 2025 tiene la consideración de atrasos de ejercicio anterior.
Resoluciones judiciales. Una sentencia judicial que obliga a la empresa a abonar diferencias salariales retroactivas genera atrasos de los periodos a los que corresponde la reclamación.
Tratamiento fiscal de los atrasos: la clave de la imputación temporal
Este es el punto más delicado y el que genera más errores. El tratamiento fiscal de los atrasos depende crucialmente de a qué periodo pertenecen:
Atrasos del mismo ejercicio fiscal. Si los atrasos corresponden a meses del mismo año en que se perciben (por ejemplo, atrasos de enero a marzo abonados en mayo del mismo año), se incluyen en la nómina del mes de pago y se aplica el tipo de retención habitual, posiblemente recalculado.
Atrasos de ejercicios anteriores. Si los atrasos corresponden a un año fiscal distinto al de pago (por ejemplo, atrasos de 2023 abonados en 2025), el trabajador debe incluirlos en una declaración de la renta complementaria del año al que corresponden. En estos casos, la empresa aplica un tipo de retención del 15% con carácter general.
La reducción del 30% por rendimientos irregulares. Si los atrasos generados en un mismo año (con independencia de cuándo se perciben) corresponden a periodos superiores a dos años, pueden beneficiarse de una reducción del 30% en la base imponible del IRPF, siempre que se cumplan los requisitos legales y que no se hayan percibido otros rendimientos con periodo de generación superior a dos años en los cuatro ejercicios anteriores.
Cotización a la Seguridad Social en nóminas complementarias y atrasos
A efectos de la cotización a la Seguridad Social, tanto los conceptos de las nóminas complementarias como los atrasos cotizan en el periodo al que económicamente corresponden, con independencia de cuándo se perciben.
Esto significa que si se abonan atrasos de 2023 en 2025, la cotización adicional que generan debe computarse en el periodo de 2023 al que corresponden, lo que puede implicar la presentación de liquidaciones complementarias de cotización de ese periodo.
Este punto es frecuentemente pasado por alto, y el hecho de incluir los atrasos únicamente en la liquidación del mes de pago genera errores de cotización que la Seguridad Social puede reclamar.
Errores más frecuentes en la gestión de nóminas complementarias y atrasos
Incluir atrasos de ejercicios anteriores como nómina ordinaria del mes. Este es el error más habitual. Si los atrasos corresponden a un año anterior, deben tener un tratamiento fiscal diferente al de la nómina ordinaria.
No aplicar el 15% de retención en atrasos de ejercicios anteriores. La ley establece este tipo específico, pero muchas empresas aplican el tipo habitual del trabajador, generando retenciones incorrectas.
No recalcular el IRPF cuando la nómina complementaria es relevante. Un bonus de 10.000€ en un mes puede elevar significativamente el tipo marginal del trabajador. No ajustar la retención ese mes puede generar una regularización importante en la declaración.
No presentar liquidaciones complementarias de cotización. Los atrasos de ejercicios anteriores pueden generar obligación de presentar liquidaciones adicionales a la Seguridad Social por los periodos correspondientes.
Para comprender mejor la estructura global de la nómina y evitar estos errores, puede ser útil revisar cómo funciona el programa de nóminas o asesoría más adecuado para tu empresa.
Cuándo conviene externalizar
La gestión de nóminas complementarias y atrasos requiere un conocimiento normativo que va más allá de la gestión rutinaria de nóminas. Cuando una empresa se enfrenta a la aplicación retroactiva de un convenio o a una sentencia judicial que implica atrasos de varios ejercicios para decenas de trabajadores, la complejidad se dispara.
En estos casos, contar con el apoyo de una asesoría especializada no solo garantiza el correcto tratamiento fiscal y de cotización, sino que también puede suponer un ahorro económico significativo al evitar errores que derivan en sanciones y recargos. En nuestro artículo sobre externalización de nóminas te explicamos en detalle qué incluye este tipo de servicio.
Conclusión
La distinción entre nómina ordinaria, complementaria y atrasos no es una cuestión meramente teórica: tiene consecuencias prácticas y económicas muy concretas para la empresa y para el trabajador. Tratarlas correctamente requiere conocer las reglas de imputación temporal, los tipos específicos de retención de IRPF y las obligaciones de cotización que cada una genera.
En Cirera Group te ayudamos a gestionar con precisión cada tipo de nómina, asegurando el cumplimiento normativo y evitando errores que pueden tener un impacto económico significativo.
