El registro horario digital obligatorio marca el siguiente paso en el control de la jornada. En primer lugar, conviene tener claro el punto de partida: registrar la jornada ya es obligatorio desde 2019. Además, la reforma en marcha endurece la forma de cumplir esa obligación. Por lo tanto, si tu empresa aún ficha en papel o en una hoja de cálculo, toca revisar el sistema.
Qué es el registro horario digital obligatorio
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la jornada de toda la plantilla. Ese registro debe incluir la hora concreta de entrada y de salida. Asimismo, alcanza a todos los sectores y a todos los tamaños de empresa.
La novedad no está en el qué, sino en el cómo. Es decir, el registro horario digital obligatorio exige un sistema informático fiable, con acceso remoto y sin posibilidad de manipular los datos a posteriori. De hecho, esa trazabilidad es el corazón de la reforma.
Por qué cambia ahora la norma
La Inspección de Trabajo detectaba un problema práctico. Muchas empresas cumplían solo en apariencia, con registros creados a final de mes. Por eso el legislador apuesta ahora por cuatro ejes:
- Formato digital. El sistema debe impedir cambios sin dejar rastro.
- Acceso remoto. La Inspección podrá consultar los datos sin visitar el centro.
- Transparencia. Cada persona podrá ver y descargar su propio registro.
- Trazabilidad. Toda corrección quedará identificada con autor y motivo.
Qué datos debe recoger el registro horario digital obligatorio
El contenido mínimo es sencillo, aunque muchos sistemas se quedan cortos. Necesitas identificar a la empresa y a la persona trabajadora. También la fecha, la hora de inicio y la hora de fin de la jornada.
Además, conviene ir un paso más allá. Por ejemplo, distingue las pausas que tu convenio no considera tiempo de trabajo. Igualmente, separa las horas ordinarias de las extraordinarias y de las complementarias. Después, marca el tipo de jornada: presencial, teletrabajo o desplazamiento.
Cuánto tiempo hay que conservar los registros
La empresa debe guardar los registros durante cuatro años. Mientras dure ese plazo, tiene que mantenerlos a disposición de la plantilla, de la representación legal y de la Inspección. Sin embargo, guardarlos no basta. También hay que poder entregarlos completos y legibles cuando alguien los pida.
Sanciones si incumples el registro horario digital obligatorio
El incumplimiento constituye una infracción grave en materia de relaciones laborales. Las multas se aplican por empresa, no por persona afectada. Por lo tanto, el coste crece rápido en plantillas grandes.
Ahora bien, la sanción no siempre es lo más caro. Si aparecen horas extraordinarias sin pagar, la Tesorería General de la Seguridad Social puede reclamar cotizaciones con recargo. Al mismo tiempo, la persona trabajadora puede reclamar esas horas ante el juzgado. En consecuencia, el riesgo se multiplica por tres vías.
Cómo adaptar tu empresa paso a paso
- Diagnóstico. Primero, revisa cómo ficha hoy cada colectivo. Presta atención a comerciales, obra, turnos partidos y teletrabajo.
- Elección de herramienta. Después, valora el fichaje desde móvil, la exportación de datos y el historial de cambios.
- Revisión del convenio. A continuación, comprueba qué dice tu convenio sobre pausas, flexibilidad y compensación de horas.
- Protocolo interno. Luego, documenta quién ficha, cómo se corrigen errores y cómo se pide el acceso al registro.
- Protección de datos. Asimismo, actualiza el registro de actividades de tratamiento e informa a la plantilla.
- Auditoría mensual. Por último, cruza el registro con las nóminas para detectar desajustes a tiempo.
Errores habituales que detecta la Inspección
El primero es el registro en Excel, fácil de modificar y sin trazabilidad. El segundo consiste en dejar fuera a las jefaturas intermedias, que sí deben fichar. Otro error aparece en el teletrabajo, donde muchas empresas confían en la autodeclaración sin soporte.
También resulta frecuente reconstruir la jornada a final de mes. Aunque parezca inofensivo, esa práctica invalida el registro. Del mismo modo, olvidar las horas extraordinarias en la nómina genera diferencias de cotización.
Preguntas frecuentes
¿Tienen que fichar los cargos directivos?
Sí, salvo el personal de alta dirección con relación laboral especial. En cambio, las jefaturas intermedias y el personal de confianza registran su jornada con normalidad.
¿Sirve Excel para el registro horario digital obligatorio?
Ha funcionado durante años, pero es la primera práctica que decae. Una hoja de cálculo permite cambios sin rastro y tampoco ofrece acceso remoto.
¿Hay que registrar la jornada en teletrabajo?
Sí, y con el mismo detalle que en presencial. Además, el acuerdo de trabajo a distancia debe explicar cómo se realiza ese registro.
¿Qué pasa si alguien olvida fichar?
El sistema puede admitir la corrección. Eso sí, debe guardar quién la hace y por qué.
¿Cómo afecta el registro horario digital obligatorio a las pymes?
Afecta igual que a las grandes empresas, sin excepciones por tamaño. Sin embargo, una pyme suele resolverlo con una herramienta sencilla y un protocolo claro.
Te ayudamos a cumplir sin sobresaltos
En Cirera Group revisamos el control de jornada junto con el convenio, los contratos y las nóminas. De este modo, el registro horario digital obligatorio no acaba generando diferencias de cotización. Puedes consultar nuestra asesoría laboral o delegar la gestión mensual con nuestro servicio de gestión de nóminas.
También te interesa la normativa del teletrabajo y cómo preparar una auditoría laboral interna. Si quieres consultar la norma original, puedes leer el Estatuto de los Trabajadores en el BOE. Por último, contacta con nuestro equipo y lo revisamos con tu caso concreto.
