El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es, sin duda, uno de los conceptos que más dudas genera en la gestión de nóminas. Para muchos trabajadores y responsables de recursos humanos, el cálculo de la retención puede parecer una caja negra. Sin embargo, entender cómo funciona es fundamental para garantizar que las nóminas se elaboran correctamente, evitar errores con la Agencia Tributaria y responder a las preguntas que los propios empleados plantean mes a mes.
En este artículo te explicamos de forma detallada y práctica cómo calcular el IRPF en nómina paso a paso, qué factores lo determinan y cuáles son los errores más habituales que conviene evitar.
¿Qué es el IRPF y por qué se retiene en la nómina?
El IRPF es un impuesto de carácter personal, progresivo y periódico que grava la renta obtenida por las personas físicas residentes en España. En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, la empresa actúa como agente de retención: está obligada a descontar mensualmente una parte del salario del empleado y a ingresarla en la Agencia Tributaria en nombre de este.
Esta retención mensual es, en esencia, un pago a cuenta del IRPF que el trabajador declarará en su declaración anual de la renta. Si a lo largo del año se ha retenido exactamente la cantidad que correspondía, la declaración quedará a cero. Si se ha retenido de más, Hacienda devolverá la diferencia; si se ha retenido de menos, el trabajador deberá pagar la diferencia.
La empresa está obligada a calcular y retener el porcentaje correcto desde el primer mes del año (o desde el alta del trabajador), revisar ese porcentaje cuando cambien las circunstancias personales del empleado y presentar trimestralmente el Modelo 111 con las retenciones acumuladas, así como el Modelo 190 al cierre del año.
Factores que determinan el porcentaje de retención de IRPF
El porcentaje de retención no es único ni fijo para todos los trabajadores. Depende de varios factores que la Agencia Tributaria tiene en cuenta para calcular cuánto debe retener la empresa:
El salario bruto anual estimado. Cuanto mayor es el salario, mayor es el tipo marginal aplicable, ya que el IRPF es un impuesto progresivo. Los tramos van desde el 19% hasta el 47% en la escala estatal, aunque los tipos efectivos finales son siempre inferiores al tipo marginal.
La situación personal y familiar. El estado civil, el número de hijos y descendientes, la existencia de ascendientes o personas con discapacidad a cargo, el grado de discapacidad del propio trabajador… todos estos factores reducen la base imponible a través del mínimo personal y familiar, y por tanto reducen el porcentaje de retención.
Las aportaciones a planes de pensiones. Las cantidades aportadas a planes de pensiones dentro de los límites legales reducen la base imponible del IRPF.
La deducción por rendimientos del trabajo. Existe una deducción específica para trabajadores con rentas del trabajo que reduce el rendimiento neto del trabajo a efectos del IRPF.
Los pagos por préstamos hipotecarios anteriores a 2013. Aunque esta deducción se eliminó en 2013, los trabajadores con hipotecas anteriores a esa fecha pueden seguir aplicándola y comunicarlo a la empresa para reducir su retención.
Toda esta información la recoge el Modelo 145, que el trabajador debe entregar a la empresa al inicio de cada ejercicio o cuando se produzca un cambio en su situación personal. La empresa calcula el porcentaje de retención a partir de estos datos.
Paso 1: Calcula los rendimientos íntegros del trabajo
El punto de partida para calcular el IRPF es determinar los rendimientos íntegros del trabajo del empleado a lo largo del año. Esto incluye el salario base, todos los complementos salariales (antigüedad, productividad, nocturnidad, peligrosidad, etc.), las pagas extraordinarias, las comisiones, las horas extraordinarias y cualquier otra retribución dineraria o en especie sujeta a IRPF.
No forman parte de los rendimientos íntegros sujetos a IRPF, dentro de ciertos límites legales, conceptos como las dietas por desplazamiento (hasta los límites reglamentarios), las indemnizaciones por extinción del contrato (dentro de los importes exentos), las prestaciones de la Seguridad Social por incapacidad temporal (aunque estas sí tributan) o determinadas ayudas empresariales para transporte o formación.
Paso 2: Resta los gastos deducibles
Sobre los rendimientos íntegros se aplican una serie de gastos deducibles que reducen la base del cálculo. Los principales son las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social, las cuotas a colegios profesionales (con límite), los gastos de defensa jurídica en litigios laborales (con límite) y la reducción por movilidad geográfica en determinados casos.
Tras restar estos gastos, se obtiene el rendimiento neto del trabajo.
Paso 3: Aplica el mínimo personal y familiar
Una vez calculado el rendimiento neto, se aplica la reducción por obtención de rendimientos del trabajo (variable según el nivel de ingresos) y el mínimo personal y familiar. Este mínimo representa la parte de la renta que se considera necesaria para cubrir las necesidades vitales del contribuyente y de sus familiares, y por tanto no tributa.
El mínimo personal general es de 5.550€ anuales. Se incrementa por edad (mayores de 65 o 75 años), por descendientes menores de 25 años o con discapacidad, y por ascendientes mayores de 65 años o con discapacidad que convivan con el contribuyente.
Paso 4: Aplica la escala de retención
Sobre la base liquidable resultante (rendimiento neto reducido menos el mínimo personal y familiar) se aplica la escala de retención publicada anualmente por la Agencia Tributaria. Esta escala es progresiva: los primeros tramos tributan a tipos más bajos y los tramos superiores, a tipos más altos.
La cuota íntegra resultante se minora con la reducción correspondiente al mínimo personal y familiar (que también se aplica con la escala) para obtener la cuota de retención anual.
Paso 5: Calcula la retención mensual
Una vez obtenida la cuota de retención anual, se divide entre los meses que restan del año (o entre 12 si el cálculo se hace en enero) para obtener el importe mensual a retener. Ese importe, expresado como porcentaje del salario bruto mensual, es el tipo de retención que aparece en la nómina.
El porcentaje se redondea al entero más próximo o se expresa con decimales dependiendo del sistema de nóminas utilizado. La ley establece que no puede ser inferior al 2% (salvo excepciones para rentas muy bajas).
Cuándo debe revisarse el porcentaje de retención
El porcentaje de retención calculado en enero no es inmutable durante todo el año. Debe revisarse y ajustarse en varios supuestos: cuando el trabajador comunica un cambio en su situación personal mediante el Modelo 145 (matrimonio, nacimiento de un hijo, separación), cuando se produce una variación salarial significativa (subida de sueldo, nuevo complemento, etc.), cuando se abona una nómina complementaria de importe relevante, y cuando el trabajador así lo solicita expresamente para regularizar su situación.
Si el trabajador comunica datos incorrectos en el Modelo 145 para reducir artificialmente su retención, la responsabilidad fiscal recae sobre él, no sobre la empresa.
Herramientas para calcular el IRPF
La Agencia Tributaria pone a disposición de las empresas el programa de ayuda para el cálculo de retenciones, accesible en su sede electrónica. Este programa permite introducir los datos del trabajador y obtener automáticamente el porcentaje de retención aplicable.
Los principales programas de gestión de nóminas también incluyen módulos de cálculo de IRPF actualizados con las tablas vigentes de cada año. Si tu empresa gestiona las nóminas internamente, es imprescindible asegurarse de que el software esté siempre actualizado. Si prefieres externalizar esta tarea, en el artículo sobre externalización de nóminas encontrarás todo lo que necesitas saber.
Errores más habituales en el cálculo del IRPF en nómina
No actualizar las tablas de retención en enero. Cada año, la AEAT publica las nuevas tablas y escalas de retención. Aplicar las del año anterior puede generar retenciones incorrectas durante todo el ejercicio.
No solicitar o actualizar el Modelo 145. Muchas empresas olvidan pedir a sus empleados que actualicen sus datos personales al inicio del año. Un trabajador que ha tenido un hijo o que se ha divorciado en el año anterior puede tener derecho a un tipo de retención diferente.
No recalcular el IRPF cuando hay nóminas complementarias. Si se abona un bonus, una comisión elevada o unos atrasos significativos, puede ser necesario recalcular el tipo de retención para ese mes o para los meses restantes del año.
No aplicar correctamente las exenciones. Conceptos como las dietas, los gastos de desplazamiento o ciertas ayudas en especie tienen límites de exención que deben aplicarse correctamente. Incluirlos íntegramente en la base del IRPF puede generar una retención excesiva.
Aplicar el mismo tipo a todos los trabajadores. El IRPF es un impuesto personal. Cada trabajador tiene su propio tipo de retención, que puede variar considerablemente en función de sus circunstancias.
Relación entre IRPF y cotización a la Seguridad Social
El IRPF y la cotización a la Seguridad Social son dos conceptos distintos que aparecen como deducciones en la nómina, pero no deben confundirse. La cotización a la Seguridad Social, que también corre a cargo del trabajador (además de la parte patronal), reduce la base imponible del IRPF. Por eso, el cálculo de la retención debe hacerse siempre después de descontar las cotizaciones del trabajador.
Si quieres entender mejor cómo funciona la base de cotización y cómo afecta al conjunto de la nómina, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo auditar tu proceso de nómina.
Conclusión
Calcular el IRPF en nómina correctamente no es trivial. Requiere conocer la normativa vigente, actualizar los datos de los trabajadores, aplicar las tablas correctas y recalcular cuando se producen cambios. Un error sistemático puede derivar en regularizaciones costosas, reclamaciones de trabajadores o inspecciones de la Agencia Tributaria.
En Cirera Group contamos con un equipo especializado en gestión de nóminas que se encarga de todo este proceso para que tú puedas centrarte en tu negocio. Si quieres saber más sobre cómo trabajamos, no dudes en contactar con nosotros.
