Saber calcular una nómina correctamente en 2026 es una de las tareas más importantes —y delicadas— dentro de la gestión laboral de cualquier empresa. Un error en una nómina no solo genera desconfianza en el trabajador, sino que puede derivar en regularizaciones, sanciones o inspecciones de trabajo.
Aunque a primera vista pueda parecer complejo, entender cómo se calcula una nómina permite tener control, anticiparse a costes y detectar errores a tiempo. Por eso, en esta guía te explicamos cómo calcular una nómina paso a paso, con datos actualizados y una visión práctica.
1. Información necesaria antes de calcular una nómina
Antes de empezar a calcular una nómina, es imprescindible tener claros algunos datos básicos. El tipo de contrato (indefinido, temporal, fijo discontinuo), la jornada (completa o parcial) y el convenio colectivo aplicable son determinantes. También lo son el grupo de cotización, la categoría profesional y la retribución pactada.
Además, hay que tener en cuenta la situación personal del trabajador, ya que influye directamente en el IRPF: estado civil, número de hijos, discapacidad o pagos de pensiones compensatorias.
Una nómina bien calculada empieza siempre con datos bien revisados.
2. Salario bruto: el punto de partida
El primer paso para calcular una nómina es determinar el salario bruto. El salario bruto es el total que el trabajador genera antes de aplicar retenciones y cotizaciones.
Normalmente incluye el salario base fijado por convenio o contrato, los complementos salariales (antigüedad, pluses, incentivos, nocturnidad, etc.) y, si procede, las pagas extraordinarias prorrateadas. También pueden existir conceptos variables como horas extra o comisiones.
3. Percepciones salariales y no salariales
Al calcular una nómina, es fundamental distinguir entre percepciones salariales y no salariales.
Las percepciones salariales retribuyen el trabajo y cotizan a la Seguridad Social. En cambio, las percepciones no salariales, como dietas, gastos de desplazamiento o suplidos justificados, no retribuyen directamente el trabajo y, dentro de ciertos límites, no cotizan ni tributan.
Esta distinción es clave porque afecta directamente a la base de cotización y al resultado final de la nómina.
4. Cálculo de la base de cotización (dato clave)
Una vez definido el salario bruto, se calcula la base de cotización, que es la cantidad sobre la que se aplican los porcentajes de Seguridad Social.
En 2026, la base de cotización incluye los conceptos salariales y las pagas extras prorrateadas, respetando los topes mínimos y máximos vigentes. La base máxima de cotización se sitúa en 5.101,20 € mensuales, por lo que los salarios que superan esa cifra no cotizan por el exceso.
Este punto es especialmente importante en nóminas medias-altas.
5. Cotizaciones del trabajador (datos actuales)
Al calcular una nómina, sobre la base de cotización se aplican las cotizaciones a cargo del trabajador. En términos generales, en 2026 estas cotizaciones se sitúan aproximadamente en:
- Contingencias comunes: en torno al 4,7 %
- Desempleo: alrededor del 1,55 % en contratos indefinidos
- Formación profesional: 0,10 %
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): alrededor del 0,12 %
Estas cantidades se descuentan directamente del salario bruto del trabajador.
6. Cotizaciones de la empresa (el coste oculto)
Calcular una nómina no es solo calcular lo que cobra el trabajador. La empresa asume una parte mucho mayor de las cotizaciones.
En términos generales, el coste empresarial por Seguridad Social suele situarse entre el 28 % y el 30 % del salario bruto, dependiendo del tipo de contrato, contingencias profesionales y posibles bonificaciones.
Por eso, una nómina de 2.000 € brutos no cuesta 2.000 € a la empresa, sino bastante más.
7. Retención de IRPF: por qué no todos cobran lo mismo
Otro paso clave para calcular una nómina es aplicar la retención de IRPF. Este porcentaje no es fijo y depende de múltiples factores: salario anual, situación familiar, número de hijos, discapacidad, tipo de contrato o duración.
En 2026, una retención habitual puede situarse, de forma orientativa, entre un 10 % y un 18 %, aunque puede ser inferior o superior según cada caso.
Es importante revisar el IRPF cuando cambian las circunstancias personales del trabajador para evitar ajustes a final de año.
8. Cálculo del salario neto
Una vez aplicadas las cotizaciones del trabajador y la retención de IRPF, se obtiene el total de deducciones. Al restar estas deducciones del salario bruto, se llega al salario neto, es decir, lo que el trabajador recibe en su cuenta.
Este es el dato más visible, pero es el resultado final de todo el proceso previo.
9. Ejemplo sencillo para entenderlo mejor
Supongamos un trabajador con un salario bruto mensual de 2.000 €.
Tras aplicar cotizaciones del trabajador (aprox. 6–7 %) y una retención de IRPF del 12 %, el salario neto puede situarse en torno a 1.550–1.600 €.
Para la empresa, el coste total de esa nómina puede superar los 2.550–2.600 €, una vez sumadas las cotizaciones empresariales.
Este ejemplo muestra por qué es tan importante entender bien cómo se calcula una nómina.
Preguntas frecuentes sobre cómo calcular una nómina
¿Qué significa exactamente calcular una nómina?
Calcular una nómina es determinar, de forma correcta, cuánto cobra un trabajador y cuál es el coste real para la empresa, teniendo en cuenta salario bruto, cotizaciones a la Seguridad Social, IRPF y deducciones aplicables.
¿Qué diferencia hay entre salario bruto y salario neto?
El salario bruto es el importe total antes de aplicar descuentos. El salario neto es lo que el trabajador recibe finalmente en su cuenta bancaria, una vez descontadas cotizaciones e IRPF.
¿Qué conceptos cotizan a la Seguridad Social?
Cotizan todos los conceptos salariales, como salario base, complementos y pagas extras prorrateadas. Las percepciones no salariales, como dietas justificadas, no cotizan dentro de ciertos límites.
¿Cuál es la base máxima de cotización en 2026?
En 2026, la base máxima de cotización es de 5.101,20 € mensuales, por lo que el salario que supere esa cantidad no cotiza por el exceso.
¿Por qué dos trabajadores con el mismo sueldo bruto pueden cobrar distinto neto?
Porque la retención de IRPF depende de la situación personal y familiar de cada trabajador, no solo del salario.
¿Cuánto paga realmente la empresa por una nómina?
Además del salario bruto, la empresa asume cotizaciones que suelen situarse entre el 28 % y el 30 %, dependiendo del tipo de contrato y contingencias.
