La gestión de las retenciones de IRPF no termina al calcular el tipo en nómina. Para una empresa, el proceso completo incluye practicar correctamente la retención, ingresarla mediante el modelo 111, resumirla al cierre del ejercicio con el modelo 190 y entregar al trabajador su certificado de retenciones. La Agencia Tributaria encuadra todo esto dentro de las obligaciones del retenedor.
Qué son el modelo 111, el modelo 190 y los certificados de retenciones
Modelo 111
El modelo 111 es la autoliquidación mediante la que la empresa declara e ingresa las retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre determinadas rentas, entre ellas los rendimientos del trabajo. La AEAT indica además que, para quienes tengan obligación mensual, se presenta dentro de los veinte primeros días de cada mes, y para quienes no tengan obligación mensual, dentro de los veinte primeros días naturales siguientes al trimestre natural.
Modelo 190
El modelo 190 es la declaración informativa o resumen anual de esas retenciones e ingresos a cuenta. No sustituye al modelo 111: lo complementa. Mientras el 111 sirve para declarar e ingresar periódicamente, el 190 consolida la información del ejercicio para identificar perceptores, importes y retenciones practicadas. La AEAT ya tiene habilitada la presentación del modelo 190 del ejercicio 2025, incluso con modalidades distintas según volumen de registros.
Certificados de retenciones
Los certificados de retenciones son el documento que acredita ante el trabajador las retenciones e ingresos a cuenta que la empresa le ha practicado, junto con los datos que deben figurar en el resumen anual. La AEAT lo incluye expresamente entre las obligaciones del retenedor.
Cómo se relacionan entre sí
La lógica correcta es esta:
- la empresa retiene en nómina
- después ingresa o declara esas cantidades mediante el modelo 111
- al cierre del ejercicio resume e informa mediante el modelo 190
- y finalmente acredita al trabajador lo retenido con el certificado de retenciones
Dicho de otro modo: el modelo 111 es la foto periódica, el modelo 190 es la película anual y el certificado es la prueba documental individual de cada trabajador. Esa forma de entenderlo no es terminología oficial, pero sí una forma útil y fiel de aterrizar cómo encajan en la práctica.
Qué debe revisar una empresa antes de presentar el modelo 111
Antes de presentar el 111, conviene revisar que las retenciones practicadas en nómina estén bien calculadas y que la empresa tenga actualizada la información que influye en ese cálculo. Aquí entra en juego el modelo 145, que sirve para que el trabajador comunique al pagador sus datos personales y familiares o la variación de los ya comunicados a efectos del cálculo de las retenciones. La AEAT recuerda que este modelo no se presenta ante la Administración, sino ante el pagador, que debe conservar copia a disposición de la Administración tributaria.
Este punto aporta bastante valor práctico: muchas incidencias del 111 no nacen en el propio modelo, sino antes, en la falta de actualización de datos del trabajador, en regularizaciones mal aplicadas o en una coordinación floja entre payroll y fiscalidad. Es una conclusión operativa, pero totalmente coherente con la función que la AEAT atribuye al modelo 145 y a las obligaciones del retenedor.
Cuándo se presenta el modelo 111
La AEAT distingue dos ritmos de presentación:
- mensual, dentro de los 20 primeros días de cada mes, para quienes tengan obligación mensual
- trimestral, dentro de los 20 primeros días naturales siguientes al trimestre natural, para quienes no tengan obligación de autoliquidación mensual
A efectos de gestión interna, esto significa que no basta con tener el dato “algún día del mes”. Hace falta un calendario de cierre claro, con validaciones previas y trazabilidad de incidencias. Esa parte es una recomendación de gestión, pero es la manera más sensata de aterrizar un plazo oficial tan cerrado.
Qué revisar antes de preparar el modelo 190
El modelo 190 no debería prepararse como una tarea aislada de enero. Para que salga bien, la empresa necesita haber llevado bien el año: retenciones correctamente practicadas, modelo 111 coherente y documentación individual ordenada.
La propia AEAT presenta el 190 como resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta, por lo que su lógica depende de la calidad de la información acumulada durante todo el ejercicio. Además, ya diferencia en sede electrónica la presentación de hasta 40.000 registros y la presentación mediante fichero, lo que deja claro que es un modelo especialmente sensible en empresas con mayor volumen de perceptores
Errores frecuentes en la gestión del modelo 111, modelo 190 y certificados
1. Pensar que el 190 “se rellena solo” al final del año
No. El 190 resume información que debe haberse gestionado correctamente durante todo el ejercicio. Si el 111 arrastra errores, el resumen anual también los arrastrará.
2. No actualizar el modelo 145
La AEAT deja claro que el modelo 145 sirve para comunicar datos o variaciones que afectan al cálculo de retenciones y que el pagador debe conservar copia. No revisarlo a tiempo impacta directamente en la retención aplicada.
3. Separar demasiado nómina y fiscalidad
Cuando payroll calcula por un lado y fiscal presenta por otro sin una revisión común, aumentan los descuadres entre netos, retenciones, 111, 190 y certificados. Esta es una conclusión práctica, pero muy coherente con la estructura de obligaciones que marca la AEAT.
4. Dejar los certificados para el último momento
Emitir certificados sin haber conciliado antes el cierre anual eleva el riesgo de rectificaciones posteriores y consultas internas de empleados. El certificado no es un trámite menor: es una acreditación formal de lo retenido.
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