La incorporación y la salida de un trabajador son dos momentos clave en la relación laboral. Cuando no se gestionan bien, pueden generar problemas legales, conflictos con el empleado o simplemente una experiencia que daña la imagen de la empresa. Y sin embargo, en muchas pymes, tanto el onboarding como el offboarding se improvisan o se resuelven de forma muy informal.
Más allá de la experiencia del empleado, hay una dimensión legal que no puede pasarse por alto. Hay plazos, documentos y comunicaciones que la empresa está obligada a cumplir en ambas fases.
Qué es el onboarding y qué implica legalmente
El onboarding es el proceso de incorporación de un nuevo trabajador a la empresa. Incluye desde la firma del contrato hasta su integración operativa en el puesto. Desde el punto de vista legal, hay varias obligaciones que deben cumplirse desde el primer momento.
El contrato de trabajo debe estar firmado antes del inicio de la prestación de servicios, o como máximo en la fecha de inicio. Aunque el alta en la Seguridad Social puede realizarse el mismo día de inicio, lo recomendable es hacerla con antelación para evitar cualquier incidencia.
El alta en la Seguridad Social debe realizarse antes del comienzo de la actividad laboral. La normativa exige que el trabajador esté dado de alta en el momento en que empieza a prestar servicios. El plazo habitual es el mismo día del inicio o con hasta 60 días de antelación. Trabajar sin estar dado de alta es una infracción muy grave.
La comunicación del contrato al SEPE debe realizarse en un plazo máximo de 10 días hábiles desde su formalización. La falta de comunicación es también una infracción.
La formación en prevención de riesgos laborales debe darse antes o inmediatamente después del inicio de la actividad. No es un trámite que pueda postponerse indefinidamente.
Checklist legal de onboarding
Antes del inicio: contrato firmado, alta en Seguridad Social tramitada, comunicación al SEPE preparada.
El primer día o semana: entrega de la copia del contrato al trabajador, entrega del recibo de salarios inicial si aplica, formación en PRL realizada o documentada, alta en sistema de registro horario, acceso a herramientas y sistemas de trabajo habilitado.
Primera semana o mes: comunicación efectiva del convenio colectivo aplicable, entrega de cualquier política interna de la empresa (teletrabajo, uso de dispositivos, etc.), si aplica la normativa de teletrabajo, firma del acuerdo de trabajo a distancia. Si tu empresa tiene empleados en remoto, puedes revisar qué dice la normativa del teletrabajo para asegurarte de cumplir con todas las obligaciones.
Qué es el offboarding y qué implica legalmente
El offboarding es el proceso de salida de un trabajador de la empresa. Puede producirse por múltiples causas: despido, baja voluntaria, fin de contrato temporal, jubilación, mutuo acuerdo o fallecimiento. Cada una tiene implicaciones legales diferentes, pero todas requieren un cierre administrativo ordenado.
En todos los casos, la empresa debe tramitar la baja en la Seguridad Social en el plazo de tres días naturales desde la fecha de efectos. Una baja fuera de plazo puede generar cotizaciones incorrectas y problemas posteriores.
También debe prepararse la liquidación correspondiente —el finiquito— con todos los conceptos pendientes: salario, vacaciones devengadas no disfrutadas y parte proporcional de pagas extra si no estaban prorrateadas. En el caso de las bajas voluntarias, hemos explicado en detalle cómo gestionar este proceso en el artículo sobre cómo gestionar correctamente una baja voluntaria.
Checklist legal de offboarding
Comunicación de la extinción: documentación escrita de la causa de extinción (carta de despido, comunicación de fin de contrato, escrito de baja voluntaria, etc.). La documentación por escrito es esencial para proteger a la empresa en caso de reclamación posterior.
Baja en Seguridad Social: dentro del plazo de tres días naturales desde la fecha efectiva de baja. Si hay vacaciones pendientes que se abonan en la liquidación, el plazo puede variar en función de la fecha efectiva de finalización.
Liquidación y finiquito: cálculo correcto de todos los conceptos pendientes. En caso de despido, incluir la indemnización que corresponda. Para calcular correctamente el finiquito, puedes usar nuestra calculadora de finiquito por despido.
Devolución de materiales: recuperar accesos, dispositivos, llaves, tarjetas u otros elementos de la empresa que estuvieran en poder del trabajador.
Comunicación al SEPE si procede: en determinados tipos de extinción, la empresa debe comunicar la situación al SEPE para que el trabajador pueda acceder a la prestación por desempleo.
Certificado de empresa: documento que acredita las bases de cotización y las retribuciones del período, necesario para que el trabajador tramite la prestación por desempleo.
Errores frecuentes en el onboarding y offboarding
En el onboarding, los errores más comunes son empezar a trabajar antes de tener el contrato firmado, tramitar el alta en la Seguridad Social tarde o después del inicio de la actividad, y no dar la formación en PRL en el plazo adecuado.
En el offboarding, los problemas más habituales son tramitar la baja en la Seguridad Social fuera de plazo, calcular mal el finiquito (especialmente en vacaciones o pagas extra no prorrateadas) y no entregar la documentación necesaria al trabajador para que pueda gestionar su prestación por desempleo.
Para evitar errores administrativos de este tipo, es recomendable tener procesos bien definidos y revisarlos periódicamente. Puedes ver una perspectiva más amplia sobre los errores administrativos más comunes en empresas para identificar otros puntos de mejora.
En resumen
El onboarding y el offboarding no son solo procesos de experiencia del empleado: tienen una dimensión legal que la empresa está obligada a cumplir. Tener checklists claros, plazos definidos y procesos documentados es la mejor forma de garantizar que cada incorporación y cada salida se gestiona correctamente.
Cuando estos procesos fallan, los problemas no tardan en aparecer: inspecciones, reclamaciones, liquidaciones incorrectas o trabajadores sin acceso a las prestaciones que les corresponden.
Preguntas frecuentes sobre onboarding y offboarding
¿Cuándo debe tramitarse el alta en la Seguridad Social?
El alta debe tramitarse antes o el mismo día del inicio de la prestación de servicios. Puede hacerse hasta 60 días antes del inicio, pero nunca después. Comenzar a trabajar sin alta en Seguridad Social es una infracción muy grave y puede derivar en sanciones económicas significativas.
¿Es obligatorio entregar una copia del contrato al trabajador?
Sí. La empresa está obligada a entregar una copia básica del contrato al trabajador. Además, debe informarle de las condiciones esenciales de la relación laboral, especialmente si el contrato se formaliza de forma verbal o si hay condiciones que no están recogidas en el texto contractual.
¿Qué pasa si la baja en Seguridad Social se tramita tarde?
Si la baja se tramita fuera del plazo de tres días naturales, la empresa puede seguir cotizando por un trabajador que ya no está en plantilla. Esto genera un exceso de cotización que posteriormente debe regularizarse y puede derivar en sanciones administrativas.
¿Qué es el certificado de empresa y quién debe emitirlo?
El certificado de empresa es un documento que emite el empleador al finalizar la relación laboral, con información sobre las bases de cotización y las percepciones del trabajador. Es necesario para que el trabajador pueda solicitar la prestación por desempleo en el SEPE. Su emisión es obligatoria para la empresa.
