El cierre de nóminas de enero es, con diferencia, el proceso mensual más exigente del año en cualquier departamento de recursos humanos o asesoría laboral. A la complejidad habitual de elaborar y liquidar las nóminas de todos los trabajadores, se suman en enero una serie de actualizaciones normativas, fiscales y de cotización que, si no se gestionan correctamente desde el primer día, generan errores que se arrastran durante todo el ejercicio.
Este artículo es una guía práctica y detallada para gestionar el cierre de nóminas de enero sin errores: qué hay que revisar, en qué orden, cuáles son los cambios más habituales a principio de año y cuáles son los errores que conviene evitar a toda costa.
¿Por qué enero es el mes más crítico en la gestión de nóminas?
Enero concentra la mayor cantidad de cambios normativos del año. En este mes generalmente entran en vigor las nuevas tablas de retención de IRPF aprobadas por la Agencia Tributaria, las nuevas bases de cotización máximas y mínimas de la Seguridad Social, la posible actualización del salario mínimo interprofesional (SMI), los incrementos salariales pactados en convenios colectivos para el nuevo año, y los tipos de cotización por contingencias comunes, desempleo, formación profesional y FOGASA.
Además, en enero los trabajadores pueden haber modificado su situación personal durante el año anterior (matrimonio, nacimiento de hijos, separación, discapacidad reconocida, etc.), lo que afecta al cálculo de la retención de IRPF. Si la empresa no recoge y procesa estos cambios antes de emitir la primera nómina del año, el cálculo quedará desactualizado desde el inicio.
Paso 1: Actualización de los parámetros normativos del sistema de nóminas
El primer paso, antes de procesar ninguna nómina, es asegurarse de que el software de gestión de nóminas está actualizado con todos los parámetros del nuevo año. Esto incluye las nuevas tablas de retención de IRPF publicadas por la AEAT, los nuevos límites de bases de cotización máximas y mínimas, los nuevos tipos de cotización (si han variado), el importe del SMI actualizado, y los valores actualizados de los límites de exclusión de determinados conceptos (dietas, quilometraje, etc.).
Muchos programas de nóminas actualizan estos parámetros automáticamente a través de actualizaciones del software. Sin embargo, es responsabilidad de la empresa o de la asesoría verificar que la actualización se ha aplicado correctamente antes de procesar las primeras nóminas.
Paso 2: Revisión de los convenios colectivos aplicables
Los convenios colectivos suelen establecer revisiones salariales anuales que pueden tener efecto desde el 1 de enero. En algunos casos, la revisión se aplica automáticamente; en otros, depende del cierre de una negociación que puede retrasarse.
Es imprescindible revisar el convenio colectivo de cada uno de los grupos de trabajadores de la empresa para identificar si hay incrementos salariales a aplicar en enero, si hay cambios en los complementos regulados por convenio, si cambia la distribución de la jornada o el calendario laboral, y si existen otras mejoras sociales que el convenio introduzca para el nuevo año.
Si el convenio todavía no está firmado pero la negociación está en curso, es recomendable aprovisionar el posible incremento para no tener que gestionar atrasos retroactivos en meses posteriores.
Paso 3: Actualización del Modelo 145 de todos los trabajadores
El Modelo 145 es el documento mediante el cual el trabajador comunica a la empresa su situación personal y familiar a efectos del cálculo de la retención de IRPF. En enero de cada año, la empresa debe instar a todos sus trabajadores a que revisen y actualicen este documento si su situación ha cambiado.
Los cambios más habituales que deben declararse son: nacimiento o adopción de hijos, cambio de estado civil, reconocimiento de discapacidad, fallecimiento de un familiar que antes era dependiente, inicio o cese de una hipoteca anterior a 2013, y cambios en la situación económica del cónyuge o pareja.
Si un trabajador no entrega el Modelo 145 actualizado, la empresa debe calcular la retención con los datos de los que disponga, lo que puede resultar en retenciones incorrectas. Si el trabajador proporciona datos falsos para reducir artificialmente su retención, la responsabilidad fiscal recae sobre él.
Paso 4: Cálculo provisional de las retenciones del año
Una vez actualizados los parámetros normativos y los datos personales de los trabajadores, el sistema de nóminas debe calcular el tipo de retención de IRPF para cada empleado. Este cálculo tiene en cuenta el salario anual estimado, la situación personal y familiar declarada, las aportaciones a planes de pensiones, y otras circunstancias relevantes.
El resultado es el porcentaje de retención que se aplicará en cada nómina del año, salvo que se produzcan variaciones que justifiquen un recálculo.
Paso 5: Verificación de la plantilla y de los contratos vigentes
Enero es el momento ideal para hacer una revisión de toda la plantilla: verificar que todos los contratos activos están correctamente registrados en el sistema, comprobar que los trabajadores con contratos temporales que han vencido han sido dados de baja (o de alta si han renovado), revisar que las categorías profesionales y los salarios base están actualizados conforme a los cambios de convenio, y confirmar que los trabajadores en situaciones especiales (excedencia, reducción de jornada, etc.) siguen en la misma situación o han cambiado.
Paso 6: Nómina provisional y revisión comparativa
Antes de cerrar definitivamente las nóminas de enero, es muy recomendable calcular una nómina provisional y compararla con la de diciembre del año anterior. Esta comparativa permite detectar variaciones anómalas que pueden indicar errores: un trabajador cuyo salario ha subido más de lo esperado, otro cuya retención ha bajado significativamente sin que haya un motivo claro, o algún concepto que ha desaparecido o aparecido sin justificación.
Esta revisión comparativa no eliminará todos los errores, pero sí los más evidentes y los más costosos.
Paso 7: Cierre y envío de las liquidaciones de cuotas
Una vez cerradas las nóminas, hay que proceder al ingreso de las cuotas de la Seguridad Social (a través del sistema RED) y al ingreso de las retenciones de IRPF (a través del Modelo 111 del primer trimestre o del mes de enero en caso de declaración mensual).
En enero es especialmente importante verificar que la liquidación de cuotas refleja correctamente los nuevos tipos y las nuevas bases de cotización. Cualquier error en este punto generará diferencias que la Tesorería General de la Seguridad Social detectará en sus sistemas.
Cierre de ejercicio anterior: el resumen anual
Aunque técnicamente corresponde al ejercicio anterior, el Modelo 190 (resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta) debe presentarse antes del 31 de enero. Este modelo recoge todas las retenciones de IRPF practicadas a los trabajadores durante el año anterior y debe cuadrar exactamente con la suma de los modelos 111 presentados trimestralmente.
La presentación del Modelo 190 es obligatoria para todas las empresas que hayan practicado retenciones, independientemente del importe. Un error en su contenido puede derivar en una sanción tributaria.
Para entender mejor las implicaciones fiscales de fin de año y planificar correctamente la transición entre ejercicios, te puede ser útil revisar nuestro artículo sobre cómo detectar ineficiencias fiscales antes del cierre del ejercicio.
Los errores más graves que ocurren en enero
Aplicar las tablas de IRPF del año anterior. Si el software no se actualiza a tiempo, las retenciones calculadas estarán desajustadas desde el primer mes.
Olvidar actualizar las bases de cotización. Los nuevos límites máximos y mínimos entran en vigor el 1 de enero. No actualizarlos genera diferencias de cotización en cada nómina.
No recoger los cambios personales de los trabajadores. Un trabajador que ha tenido un hijo en diciembre tiene derecho a un tipo de retención diferente desde enero.
Aplicar el incremento de convenio con retraso. Si el convenio establece una subida desde el 1 de enero y la empresa no la aplica hasta marzo, deberá pagar atrasos y gestionar liquidaciones complementarias.
No presentar el Modelo 190 en plazo. El plazo vence el 31 de enero. Un retraso conlleva sanción automática.
La ventaja de externalizar el cierre de enero
Gestionar correctamente el cierre de nóminas de enero requiere tiempo, conocimiento actualizado y procesos bien definidos. Para muchas empresas, especialmente las de tamaño mediano, externalizar la gestión de nóminas a una asesoría especializada supone la mejor garantía de que todos estos pasos se ejecutan correctamente y en plazo.
Una asesoría como Cirera Group tiene acceso permanente a las últimas actualizaciones normativas, dispone de sistemas actualizados y tiene procesos específicos para gestionar el inicio de cada ejercicio sin errores. Si quieres saber más sobre cómo funciona un servicio de externalización, te recomendamos leer nuestro artículo sobre externalización de nóminas.
Conclusión
El cierre de nóminas de enero no es un proceso que pueda afrontarse con los mismos recursos y la misma rutina que el resto del año. Requiere una preparación anticipada, un proceso estructurado en pasos bien definidos y una revisión rigurosa antes de cerrar y liquidar. Los errores que se cometen en enero tienden a perpetuarse durante todo el ejercicio, lo que multiplica su impacto.
En Cirera Group llevamos años ayudando a empresas a cerrar enero sin incidencias, garantizando que todas las actualizaciones normativas se aplican desde el primer día y que ningún detalle queda sin revisar.
